Jeden samochód – 3 sposoby rozliczeń

Obowiązujące przepisy podatkowe pozwalają rozliczać ten sam samochód osobowy na trzy różne sposoby, w zależności od tego, w jaki sposób jest wykorzystywany. Co więcej, sposób rozliczania może się zmienić w trakcie użytkowania pojazdu, jeśli zmieni się jego przeznaczenie – np. z prywatnego na firmowy lub odwrotnie. Warto więc wiedzieć, jakie konsekwencje podatkowe wiążą się z każdym z tych wariantów.

Samochód całkowicie prywatny

Tak, samochód, który nie jest formalnie związany z działalnością gospodarczą (nie jest środkiem trwałym ani nie jest leasingowany lub wynajmowany na firmę), również może być wykorzystywany w celach służbowych.

W takim przypadku jego wartość nie wpływa na koszty uzyskania przychodów – nie można zaliczyć do kosztów zakupu ani odpisów amortyzacyjnych. Natomiast wydatki eksploatacyjne, takie jak paliwo, serwis czy części zamienne, można zaliczyć do kosztów w wysokości 20%. Od wydatków przysługuje również odliczenie 50% podatku VAT. Na analogicznych zasadach rozliczane są także składki ubezpieczeniowe.

Dużym ułatwieniem jest to, że nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu – dawnej tzw. „kilometrówki”.

Samochód wykorzystywany firmowo i prywatnie

To najczęściej spotykany sposób użytkowania samochodu w działalności gospodarczej. Pojazd jest związany z firmą, ale może być również wykorzystywany do celów prywatnych.

W tym przypadku zakup, leasing lub najem samochodu może stanowić koszt uzyskania przychodu, z uwzględnieniem obowiązujących limitów dla samochodów osobowych, uzależnionych od poziomu emisji CO₂:

100 000 zł – dla samochodów emitujących 50 g/km CO₂ i więcej,
150 000 zł – dla samochodów emitujących mniej niż 50 g/km CO₂,
225 000 zł – dla samochodów bezemisyjnych (elektrycznych i wodorowych).

Wydatki eksploatacyjne można zaliczyć do kosztów w 75%, natomiast odliczenie VAT wynosi 50%. Również w tym wariancie nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Samochód wykorzystywany wyłącznie w działalności

Najkorzystniejsze podatkowo zasady obowiązują wtedy, gdy samochód jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej i nie jest używany prywatnie.

Podobnie jak w poprzednim przypadku, zakup lub leasing rozliczany jest z uwzględnieniem obowiązujących limitów wartości pojazdu. Różnica polega jednak na tym, że zarówno wydatki eksploatacyjne, jak i podatek VAT mogą być rozliczane w 100%.

Aby skorzystać z tych preferencji, należy spełnić dwa podstawowe warunki: zgłosić pojazd do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26 oraz prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu potwierdzającą jego wyłączne wykorzystanie w działalności gospodarczej.

Jak widać, sposób użytkowania samochodu ma bezpośredni wpływ na możliwość zaliczania wydatków do kosztów oraz odliczania podatku VAT. Dlatego przed zakupem lub zmianą sposobu wykorzystywania pojazdu warto przeanalizować, który wariant będzie najkorzystniejszy zarówno podatkowo, jak i organizacyjnie.

P.S. Nawet multipla ma więcej sensu niż te przepisy ;)